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¿Cómo elegir el mejor software de facturación online para PYMES?

Viernes, 12 Enero, 2018

Un buen software de facturación online puede ser determinante en el crecimiento y desarrollo económico de tu negocio

Cuando ya has tomado la decisión de adquirir un programa de facturación online para tu negocio, necesitas saber que aspectos has de tener en cuenta para elegir el mejor y el que más se adapta a tus necesidades. Especialmente si esto supone una inversión económica.

  • Dedica el tiempo necesario a analizar las ventajas y desventajas de cada uno
  • Determina cuáles son los criterios que serán requisito fundamental para tu programa de facturación online.
  • Solicita una prueba gratuita. Esta te permitirá ver cómo funciona realmente cada programa 

 

¿Qué es un software o programa de facturación online?

Un programa de facturación es un un software informático que gestiona y controla de forma automática el proceso de facturación (envío y recepción de facturas, presupuestos, albaranes así como su estado en tiempo real.

En los últimos años, los programas de facturación más avanzados se ofrecen en la nube, cuando hablamos de un programa de facturación en la nube (online), nos estamos refiriendo a un software de facturación al que se accede a través de internet.

Las ventajas que ofrecen los programas de facturación online son, entre otras:

  • Poder gestionar la facturación y contabilidad de tu negocio desde cualquier dispositivo y lugar.
  • Evitar inconvenientes relacionados con las actualizaciones y espacio de almacenamiento.
  • Anular el riesgo de pérdida de información.

 

Características básicas de un programa de facturación:

1. Agilidad y ahorro

Una buena herramienta debe proporcionarte agilidad y simplificación en el proceso y como consecuencia permitirte:

  • Automatizar el proceso y ahorrar tiempo
  • Asegurarnos de que nuestros clientes reciben la factura y que vamos a cobrar en los tiempos acordados.
  • Minimizar el riesgo de impagos

2. Información actualizada de las cuentas de la empresa

Una buena herramienta de facturación online se conecta con tu banco y te permite ver el estado de tus cuentas en tiempo real. De un vistazo, podrás ver el resumen económico de tu negocio y tomar decisiones rápidas cuando sea necesario.

3. Automatización de tareas

Si la herramienta se conecta con tu banco, podrás ver cuáles son las facturas que todavía están pendientes de cobro. La herramienta debe permitir la configuración de recordatorios que se enviarán automáticamente por email a tus clientes.

Esto te ahorrará una gran cantidad de tiempo. No tendrás que estar pendiente de los retrasos, de enviar emails y, además, tendrás la tranquilidad de que nunca una factura se quedará sin cobrar por un descuido.

 

Criterios para elegir un programa de facturación online:

1. Crear y editar plantillas profesionales para tus facturas

Un buen programa de facturación deben incorporar plantillas editables con la información obligatoria que determina la normativa legal de facturación información  así como sus diferentes alternativas:

  • Número y fecha correlativa
  • Información completa del emisor y del receptor
  • Descripción del concepto
  • Base imponible sobre la que giran los impuestos y retenciones
  •  Régimenes especiales del IVA como elrecargo de equivalencia y los distintos tipos de IVA a aplicar (general, reducido, superreducido, o aquellos casos en los que no lleve IVA)
  • Disponer de sistemas paragarantizar el contenido de las e-facturas o facturas electrónicas

2. Programar y enviar las facturas inmediatamente desde cualquier lugar o device.

Es vital que la herramienta de facturación y contabilidad sea online. De este modo, no tendrás que descargarte un programa ni dependerás de estar en la oficina para utilizarlo. Y lo más importante: tus datos estarán siempre seguros. Los servidores delos programas de facturación en la nube realizan copias de seguridad automáticas que evitan la pérdida de información.

3. Automatización de tareas

El software debe ser capaz de:

  • Automatizar el registro de las facturas simplificadas o tickets
  • Consultar en tiempo real el estado de cada factura: emitida, recibida, pagada o pendiente. Para ello es importante que el programa que elijas te permita conexión con tus bancos. 
  • Automatizar cobros recurrentes y configurar recordatorios
  • Introducir la información de tus clientes en una base de datos para que no tengas que rellenar los campos relativos a la información del cliente cada vez que emitas una factura.

 Fuente: Anfix

 

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