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Claves para optimizar la gestión de proyectos y la comunicación entre departamentos

Lunes, 12 Febrero, 2018

La importancia de un sistema que facilite la colaboración entre departamentos y sus flujos de trabajo

 

Hoy en día, algunas empresas en vuestros departamentos de Oficina técnica tenéis la información dispersa o localizada en múltiples aplicaciones o sistemas de carpetas. Esta manera de trabajar presenta muchos desafíos, entre ellos, la cantidad de tiempo que las personas dedican a buscar información.

Los procesos manuales de comunicación son lentos y propensos a necesitar una gran cantidad de tiempo y esfuerzo.

A medida que se producen cambios en los productos, proyectos, documentación, etc, lo que se ha compartido antes del cambio se vuelve obsoleto y poco fiable. El reto para la mayoría de las empresas es crear esa documentación actualizada para que pueda guiar las decisiones de los productos a lo largo de todo el ciclo de vida.

Es muy importante disponer de un sistema de información común para todos aquellos usuarios que estén implicados en un mismo fin. De esta manera se evitan los errores humanos provocados por despistes, o por falta de comunicación entre departamentos, o entre sedes de la empresa.

Ventajas de los sistemas centralizados

¿Por qué no disponer de un Sistema donde se tenga todo el conocimiento centralizado? ¿Por qué no tener la certeza de estar controlando todo el ciclo de vida del producto? ¿Por qué no disponer de un interfaz común para toda la empresa donde acceder a la información de manera rápida y fácil?

¿¿Por qué no unificar y automatizar los procedimientos marcados por la empresa? ¿Por qué no tener la certeza de estar reutilizando toda la información posible y que todos los usuarios estén siempre informados de cualquier cambio?

Con los sistemas de información común todos los usuarios acceden a la misma información, aumentando considerablemente la colaboración entre usuarios del mismo departamento y entre diferentes departamentos. Todo usuario accede a la información que necesita cuando la necesita.

 

Fuente: Comunicae