Comunicar un mensaje correcto podrá ahorrar mucho esfuerzo y recursos a la empresa
La comunicación interna dentro de la empresa es una de las tareas que hay que realizar con mayor rigor, ya que si se hace de manera correcta la productividad será mayor. Pero no siempre los temas a tratar son agradables, por ello hay que poner empeño en realizarlas de manera correcta. Es importante medir las palabras para que el mensaje no se vea contaminado.
Los pasos más importantes a seguir son los siguientes:
Preparación previa. Ante una conversación difícil es conveniente sentirse preparados y haber meditado lo suficiente como para tener claros los objetivos que se persiguen con el diálogo.
El contexto más oportuno. El escenario de la charla ha de reunir unas mínimas características de privacidad, silencio y equilibrio. No es lo mismo conversar tomando un café que hacerlo en la cubierta de un barco en plena galerna.
Qué se va a decir y cómo decirlo. Un error frecuente es preparar detenidamente las palabras que se van a usar, y reflexionar muy poco o nada sobre la atmósfera emocional que se persigue o qué estado de ánimo se va a provocar. Trabajar también las emociones puede ser mucho más difícil que trabajar solo las palabras, pero a cambio hace que la conversación sea mucho más efectiva.
Escuchar atentamente al interlocutor. La escucha es la mejor arma para alcanzar acuerdos, ya que proporciona información añadida, actualizada y compleja sobre la situación y visión del otro. Además, cuando una de las partes escucha desde el respeto y atención está promoviendo que su interlocutor esté más abierto y responda con la misma actitud, lo que supone un excelente punto de partida para llegar a un punto de encuentro.
Convencer en vez de vencer. Es común que en las conversaciones se busque vencer en vez de convencer. Pero este no suele resultar un buen camino, pues al ignorar al otro, se está abriendo la ventana de la desconfianza, que acabará por restar eficacia al encuentro.
Honestidad y claridad. Mejor no andarse con rodeos y hablar alto y claro en cuanto a lo que se espera y precisa del encuentro. Es conveniente formar peticiones de forma clara y honesta. Los conversantes no tienen por qué ser adivinos, saber lo que se necesita el otro, ni intuir las expectativas que se tienen sobre algo. La forma más ética para llegar a un acuerdo es la coordinación a través de un dialogo sincero y claro.
Revisar los acuerdos logrados y fijar compromisos. Si se cumplen las premisas anteriores, sin duda se logrará algún punto de acuerdo. Al concluir el encuentro se deben repasar conjuntamente los acuerdos y pactos alcanzados, así como los compromisos que se derivan de ellos.
Fuente: Anfix