Cuando se está emprendiendo, los primeros contacto se logran gracias al círculo cercano de amigos y conocidos. Los contactos se van almacenando en una base de excel y en tu agenda telefónica. Sin embargo, pasado un tiempo, ya no recuerdas todo a cabalidad y la base de datos que empezaste el primer día, no la has vuelto a actualizar porque nunca estuvo a la mano; en tu teléfono tienes nombres de posibles clientes, sin embargo, no recuerdas muy bien a qué empresa pertenece y no logras clasificarlos adecuadamente.
Todo está de cabeza arriba y no tienes idea de cómo empezar a gestionar la relación con los clientes. Este es el momento en que el un sistema CRM se vuelve una herramienta indispensable y nos evita cometer los mismos errores que cometen los emprendedores.
Un sistema CRM permite tener una visión global de todos los datos y las actividades relacionadas con el cliente en un solo lugar. Allí podrás segmentar tu público objetivo, agendar la cita en el calendario, almacenar las notas de conversaciones, tareas pendientes, correos electrónicos, entre otras actividades claves para la buena gestión de la relación con los clientes.
Cuando se emprende con socios y amigos lo más recomendable es que haya una total transparencia desde el principio en la comunicación. Para lograr un trabajo en equipo colaborativo y transparente, es importante que todos los socios tengan acceso a la información sin importar en qué parte del mundo se encuentren. Así el socio A, que se encuentra en México, cuando almacene un cliente nuevo; el socio B, en Colombia, podrá ver la información actualizada en tiempo real y agregar un comentario u observar la negoción.
Un sistema CRM para emprendedores debe ser un sistema sencillo y fácil de manejar, tampoco debe ser el más costoso, pero sí que sea de calidad y con protección de datos garantizada. Cuando se está emprendiendo es importante saber invertir en tecnología que nos ayudará en el crecimiento de nuestra empresa, pero sobre todo invertir inteligentemente. ¿Qué requisitos debe cumplir una solución de CRM?
1. Le permite segmentar a su público objetivo.
Cuando se emprende y se hace un estudio de mercado, es importante conocer a qué público va dirigida la empresa. Por lo que esencial que el sistema CRM permita categorizar a los contacto (por ejemplo, por sector, por área o por el tipo de servicio). Lo que es posible, si empleas una función de etiqueta o palabra clave. Ésta segmentación del nicho, puede utilizarse para hacer mailing o incluso para encontrar, en menos tiempo, a ese cliente que está al teléfono y del cual no recuerdas la propuesta que se le envió.
2. Que sea fácil de manejar.
Los emprendedores saben lo importante que es administrar el tiempo, pero sobre todo, cómo repartirlo en actividades que valgan la pena. Por lo que invertir tiempo y dinero en cursos para entender un software es una muy mala inversión desde el principio, sobre todo porque manejar un sistema debe ser algo intuitivo y práctico.
El sistema CRM debe entenderse a cabo de una hora y los beneficios deben ser evidentes de inmediato. Si no, no sirve
3. La información siempre a la mano.
A los empresarios del siglo XXI les es más fácil confiar en los sistemas basados en Software as a Service (SaaS), los cuales nos permiten trabajar desde la web, ya, por lo que sólo es cuestión de conectarse desde un sitio web y encontrar toda la información que allí se encuentre, tal y como ocurre con Netflix y otros softwares en la nube.
Los sistemas CRM basados en la web, hacen que el software sea independiente del dispositivo o sistema operativo, así que no importa si estás en tu oficina desde el Windows, si estás utilizando tu Mac en la sala de tu casa o si antes de encontrarte con el cliente revisas la información nuevamente desde tu teléfono celular.
4. Diseño básico.
Un diseño simple y con las funciones básicas hace que el sistema funcione mucho más rápido y mejora la calidad de los datos. Cuando un software que se supone debe ser para una empresa pequeña o mediana cuenta con funciones innecesarias, y diseños muy sobrecargados, entonces hace que el sistema arrastre en cada carga todas las funciones y se ralentice el proceso de carga. Por lo que es mejor un sistema CRM que esté diseñado para cubrir las necesidades básicas de los emprendedores y pymes
5. Sin cláusulas de contratación y precios justos.
No tiene que ser el software más costoso para decir que es el de mayor calidad. En el mercado puedes encontrar sistemas de CRM, de muy buena calidad, desde 18 euros al mes, con 3 usuarios y mil contactos o un paquete gratuito ilimitado, para emprendedores que apenas están comenzando a poner en marcha su empresa. Los precios de los sistemas CRM dependen del número de usuarios, la cantidad de contactos y espacio de almacenamiento requerido por la empresa. Sin embargo, es importante que no te adhieras a ningún tipo de contrato del cual te arrepientas después.