La forma en la que explicamos lo que necesitamos de un proveedor debe ser lo más clara y concisa posible para poder obtener un resultado óptimo. Por ello, el briefing cobra importancia, pues servirá de guía para quienes vayan a prestarnos un servicio. Es imprescindible que el briefing contenga toda la información necesaria para desarrollar nuestro proyecto: cuantos más datos aportemos, más fácil será que recibamos un servicio ajustado a nuestras necesidades.
“El briefing es el pilar sobre el que se cimenta un proyecto. Si este ofrece la información idónea, el proyecto se desarrollará en la línea deseada por el cliente, cumpliendo sus expectativas y demandas”, explica Macarena Vayá, directora general Sortlist España, plataforma digital que pone en contacto a agencias de comunicación, publicidad y relaciones públicas con empresas que buscan servicios digitales y de comunicación.
Es importante tener en cuenta el peso que el briefing tiene en todo proyecto que vayamos a realizar, pues será la guía para iniciar el trabajo y para la evolución de este. De este modo, es necesario que, en el momento de redactarlo, sepamos qué puntos clave no pueden faltar si queremos que cumpla su función correctamente.
Sortlist desvela siete factores imprescindibles para redactar un briefing con éxito:
- Qué necesitas. Es de vital importancia tener claro qué es lo que necesita cada proyecto. Si se trata de una colaboración puntual, asesoramiento a corto plazo o incluso un servicio a tiempo completo. También es necesario saber cuáles son las funciones que tiene que desempeñar el receptor al que nos dirijamos. En caso de una agencia de comunicación, por ejemplo, dirigir las redes sociales o encargarse de toda la comunicación del proyecto.
- Presupuesto. Todo servicio tiene su precio, y por ello debemos saber con cuánto dinero contamos para llevar a cabo nuestro proyecto. Dependiendo de ello podremos elegir unas u otras opciones, teniendo en cuenta que no es lo mismo un pago puntual por proyecto, que un servicio a largo plazo con cuota periódica.
- Tiempo. Algo que no puede faltar en un buen briefing son los plazos con los que se trabajará. Es fundamental conocerlos y cumplirlos para sacar adelante un proyecto con éxito y que las personas a las que nos dirigimos conozcan de antemano nuestras expectativas. Por ello , no solo es importante incluir los plazos de entrega, sino también las reuniones que se quieran llevar a cabo para estar al tanto del proceso.
- Ubicación. Como cada país o región tiene su propia cultura, es fundamental saber dónde se desarrollará el proyecto y a qué público se dirigirá. Dependiendo de ello, la elección variará, seleccionando a aquel que puede adaptarse mejor a lo que buscamos.
- Cómo es tu proyecto. Hablar de uno mismo es imprescindible para que el otro entienda nuestra misión, visión y valores, así como los métodos que deseamos emplear. Debemos explicar todo lo que podamos sobre nosotros, nuestro negocio y el proyecto, porque cada empresa se ajusta mejor a un tipo de cliente que a otro
- Criterio de selección. Algunos factores, como el ambiente de trabajo, la experiencia, los clientes o los sectores en los que trabajan pueden ser también muy relevantes a la hora de hacer nuestra elección. No sólo para saber si se adecuan a tu perfil, sino para descubrir cómo son ellos.
- Objetivo. Por último, uno de los puntos más necesarios: saber adónde quieres llegar con tu proyecto y cuál es el camino que te gustaría tomar. Para conseguir un resultado sobresaliente, no debemos perder de vista el objetivo que perseguimos. Por ello es muy importante hacerlo saber de manera precisa.